Article : Organisation & Aide à la décision
Exemple de programme d’aide à la décision : la préparation de colis
Vous êtes-vous déjà dit que votre travail serait beaucoup plus facile et plus efficace si vous saviez comment faire pour tirer parti de tous ces tableaux de données qui sont à votre disposition ? Que si vous arriviez à les transformer pour pouvoir transmettre des consignes claires à vos collaborateurs, ils pourraient ainsi vous aider vraiment ?!
Vous allez découvrir à travers cet exemple de programme d’aide à la décision spécialement pensé à la préparation de colis. Vous pourrez voir comment votre quotidien peut être grandement facilité si vous êtes bien organisés.
Situation initiale : problème d’optimisation du temps de travail
Reprenons depuis le commencement. Au début de son activité, le client de Optimum XLS assure manuellement le remplissage des données dans le but d’obtenir les documents d’aide à la préparation des expéditions. Il y a peu de données et la vérification de l’exactitude des informations est facilement réalisable.
Avec l’augmentation du volume de travail, le temps nécessaire à ce remplissage de données devient énorme au point qu’il en devient impossible de pouvoir tout faire. Les journées ne se rallongent pas à l’infini… mon client devra donc déléguer des tâches, voire même les répartir entre plusieurs employés afin de pouvoir terminer les préparations à temps. Ainsi, des consignes adaptées à chacun et des documents de travail seront indispensables à transmettre afin que chaque collaborateur puisse disposer de toutes les informations nécessaires à la réalisation de sa propre partie.
Besoin client et résultats attendus : pour augmenter sa productivité
De ce fait, nous pouvons partir de l’idée que le client en question a à sa disposition, toutes les données nécessaires à son travail.
Nous savons également que les fichiers Microsoft Excel (qui listent les factures) et les fichiers PDF (qui sont les listes de colisage) sont donnés par les fournisseurs. Comme lors des premières préparations de colis, les listes n’étaient pas longues et les colis peu nombreux, c’est donc la même personne qui établissait la liste théorique des colis à préparer, qui cochait les colis effectivement reçus et qui les plaçait dans les conditionnements d’expédition.
Cependant, et au départ, le travail était faisable par une seule personne (qui maitrisait l’ensemble des tâches à réaliser)
Résultat : le client connait la présentation des données qu’il souhaite obtenir afin de pouvoir réaliser son travail facilement et efficacement (puisque c’est le cœur de son métier), ce qu’il lui faut désormais c’est lui faciliter et accélérer ce travail de préparation.
Pourquoi Excel et non pas un tout autre logiciel ?
Création d’un programme d’aide à la décision sur-mesure via Microsoft Excel
Alors que manque-t-il au client qui fait appel à Optimum XLS ? 🤓
Eh bien tout simplement un manque de méthode afin de faire le lien entre les données de base et le résultat synthétique souhaité.
Cela permet, dans notre exemple, de convertir facilement et rapidement la grande quantité d’informations dont le client dispose dans les différents fichiers reçus de ses fournisseurs. Le tout en un récapitulatif synthétisé, exploitable et compréhensible dans le but de pouvoir réaliser le travail effectif (envoyer les bons colis aux bons clients, signaler au fournisseur les colis non reçus, …)
Comme le programme est réalisé en partant des besoins exprimés par le client, il produit exactement la synthèse de données qu’il avait en tête. Il est rapide, simple d’utilisation, évolutif et les résultats produits sont fiables.
Que fait le programme de l’exemple présenté ?
- Il permet d’importer les fichiers Microsoft Excel et PDF envoyés par les fournisseurs, facilement et rapidement (jusqu’à 9 de chaque).
- Il établit (d’après le croisement de l’ensemble des données des fichiers importés) la liste des colis qui sont censés avoir été réceptionnés et affecte une couleur à chaque destinataire. L’objectif ? Pouvoir les distinguer très facilement.
- A l’aide d’un lecteur de code barre, le collaborateur scanne tous les colis qu’il a réceptionné et qu’il doit réexpédier. Le programme affiche alors instantanément à chaque scan, le numéro de colis avec la couleur attribuée. Il met également en couleur la ligne correspondant à ce numéro de colis.
- Le code couleur indiqué par le programme aide l’opérateur à identifier le destinataire du colis.
- Une fois tous les colis scannés, les éventuelles lignes restées blanches signifient que les colis concernés et prévus comme reçus n’ont pas été trouvés.
- Si des colis n’étaient pas prévus mais ont été scannés, les références correspondantes sont ajoutées en fin de liste.
Feuille 1 : Sélectionner et importer les fichiers du fournisseur
Feuille 2 : Boite de dialogue pour sélectionner les fichiers
Feuille 3 : Liste des colis à scanner (fond blanc), et colis déjà scannés (fond coloré en fonction du destinataire)
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